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Un evento con computadores sale bien o sale mal el mismo día, y no hay margen para improvisar. Esto es lo que conviene resolver antes.
Cuántos equipos —uno por asistente más repuestos—, qué programa va a correr en ellos, y quién los monta el día anterior.
Con esas tres cosas resueltas, un evento con computadores deja de ser un riesgo.
La regla simple: uno por asistente si cada persona va a trabajar en el equipo.
Y súmele uno o dos de repuesto por cada veinte puestos. No por desconfianza en los equipos, sino porque en un evento no hay tiempo de diagnosticar nada: si algo pasa, se cambia la máquina y se sigue.
Si la sesión es demostrativa y solo el instructor opera, con su equipo y una pantalla basta.
Entre una y dos semanas para eventos medianos. El tiempo no se va en conseguir los computadores: se va en prepararlos.
Instalar el programa que va a usar el evento, probarlo en todas las máquinas, dejar la misma configuración en cada puesto y verificar que todos arrancan igual. Eso no se improvisa la noche anterior.
Treinta computadores necesitan treinta tomas. Los salones de eventos rara vez las tienen donde hacen falta, así que hay que prever regletas, extensiones y por dónde van a pasar sin que nadie tropiece.
Si el evento usa internet, el wifi del salón puede no aguantar treinta equipos conectándose al tiempo. Conviene preguntarlo antes y, si el trabajo lo permite, tener el material en local.
Los equipos deben estar puestos y encendidos antes de que llegue el primer asistente. Eso significa montar la noche anterior o muy temprano, y acordar desde el principio quién lo hace.
Cuando termina el evento todo el mundo se va, y los computadores quedan ahí. Defina desde el contrato quién los recoge y cuándo.
Este punto merece atención propia. En un proceso de selección, una capacitación o una jornada de inscripción, los equipos van a tener datos de personas: hojas de vida, documentos de identidad, formularios.
Esa información no puede quedarse en una máquina que la semana siguiente está en otra empresa. Pregunte cómo se borran los equipos, y que se lo pongan por escrito.
Cómo lo hacemos. Los equipos llegan con el programa del evento ya instalado y probado, todos con la misma configuración. Llevamos, montamos en el sitio y recogemos al terminar.
Al retirarlos se borran por completo y se reinstalan desde cero, así que lo trabajado durante su evento no viaja al siguiente cliente.
Como el resto del servicio, se contrata con persona jurídica registrada ante Cámara de Comercio.
Si su caso no está en la lista, cuéntenoslo igual. Y si lo que busca es un contrato largo en lugar de un evento, mire comprar o alquilar y qué se requiere para contratar.
¿Necesita equipos para su empresa?
Cuéntenos cuántos y por cuánto tiempo, y le respondemos el mismo día hábil.